Online-Dienste zählen mittlerweile zu den Standard-Methoden, um Dokumente innerhalb von Startups zu teilen. Virtuelle Datenräume bieten eine solche Business-Lösung an. Diese ist viel sicherer als offene Cloud-Dienste, E-Mail oder Instant Messenger.

Welche Funktionen ein virtueller Datenraum erfüllen sollte

Ein virtueller Datenraum (Virtual Data Room, VDR) ist eine sichere Online-Umgebung, in der Dokumente und Dateien gespeichert, heruntergeladen und geteilt werden können.

Standardfunktionen:

Anpassbare Zugriffsberechtigungen für Ordner:

Document-Sharing-Dienste erlauben, Links zu Ordnern zu öffnen oder zu schließen. Der Administrator in VDR entscheidet, welche Dateien den Benutzern angezeigt werden und auf wie viele Informationen sie zugreifen können.

Anpassbare Zugriffsrechte für Dokumente:

Ähnlich wie bei Ordnern bietet VDR unterschiedliche Zugriffsebenen auf Dokumente für verschiedene Projektmitarbeiter.

Gültigkeitsdauer des Dokuments:

Die Dateien können für einen bestimmten Zeitraum verfügbar sein und der Zugriff kann widerrufen werden, wenn sich etwas ändert.

Wasserzeichen:

Dokumente können mit Wasserzeichen versehen werden, um unerwünschtes Kopieren und Verteilen zu vermeiden.

Überwachung der Benutzeraktivität:

Administratoren können sehen, welche Benutzer auf welche Dateien zugegriffen haben, ohne Fragen zur Sicherheit und Projektaktivität offen zu lassen.

Projektarchivierung:

Nach Projektabschluss verbleibt eine Aufzeichnung aller Dokumente und Aktivitäten zur späteren Bezugnahme im Datenraum.

Außerdem bietet data room software zusätzliche Funktionen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Usability.

• Fragen und Antworten – ein Modul zur Verbesserung und Beschleunigung des Feedbacks von Mitarbeitern und Kunden;
• Bulk-Upload und -Download von Dateien – das Hinzufügen von Dateien ist einzeln oder in großen Mengen möglich. Es können mehrere Ordner mit Hunderten von Dokumenten auf einmal hochgeladen werden.
• Berichterstattung und Analyse – Informationen über Benutzeraktionen, Datenraumnutzung, Dokumentenaustausch;
• API-Integration – die Fähigkeit, Geschäftssysteme in VDRs zu integrieren und sie gemäß den Anforderungen eines Startups zu modifizieren.

data room ermöglicht es, den Workflow zu optimieren und Dritte (z.B. externe Partner) in das Projekt einzubeziehen, ohne die Datensicherheit zu gefährden. Es ist möglich, rund um die Uhr von überall und auf jedem Gerät auf Geschäftsdokumente zuzugreifen. Tatsächlich ist dies eine einzigartige sichere Umgebung, die einem erlaubt, verschiedene Dokumente zu speichern, zu bearbeiten und mit dem Startup-Team zu teilen. Dabei wird sichergestellt, dass die Unternehmensinformationen geschützt sind.

Datenraum richtig auswählen: Hauptkriterien

Es gibt eine Vielzahl von VDR-Anbietern auf dem Markt mit unterschiedlichen Konditionen und Möglichkeiten. Bei der Auswahl des richtigen Anbieters sollten Sie die Einhaltung folgender Kriterien prüfen:

Sicherheit

Ein Sicherer Datenraum unterstützt eine erweiterte Verschlüsselung mit 128-Bit- oder 256-Bit-Schlüsseln und SSL-Protokollen. Dadurch wird das Risiko eines Datenlecks durch Hacking oder einen Hackerangriff auf die Server des VDR-Anbieters ausgeschlossen. Es sollte eine Datenraum-Due-Diligence Prüfung stattfinden, um Probleme mit der Systemsicherheit rechtzeitig zu erkennen. Von Vorteil wäre ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mit mehreren Zugriffsebenen auf vertrauliche Dokumente, einschließlich eines eingeschränkten Ansichtsmodus, in dem der Benutzer des Datenraums nur einen Teil des Dokuments sehen kann. Der Datenraum Anbieter muss die Standards ISO 27001 und SOC2 und manchmal (je nach Rechtsprechung) auch die Standards GDPR, HIPAA, FISMA erfüllen.

Flexibilität

Der Datenraum sollte nicht nur auf Computern oder Laptops, sondern auch auf mobilen Geräten bequem nutzbar sein. Typischerweise muss ein Start-up-Team von verschiedenen Standorten aus kommunizieren, arbeiten und Dateien austauschen. Der ideale VDR sollte also von überall auf der Welt stabil funktionieren, ohne Verzögerungen und Ausfälle.

Analytik

Ein Startup benötigt vor allem Analysetools, mit denen sich Geschäftsprozesse verfolgen, Statistiken führen und Änderungen an Dateien vornehmen lassen. Die gesammelten Daten können dabei helfen, Fehler zu korrigieren, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Sicherheit virtueller Speicher zu erhöhen. Mit VDR können Sie detaillierte Berichte und Protokolle erstellen und Informationen über Änderungen an Dokumenten und verschiedene Dateiversionen speichern.

Funktionalität

VDR-Dienste müssen in der Lage sein, große Datenmengen zu bewältigen, die ein Unternehmen möglicherweise speichert. Darüber hinaus sollte es möglich sein, mit den meisten verfügbaren Dateierweiterungen zu arbeiten und diese schnell an andere Benutzer zu übertragen. Mit Drag-and-Drop- und Batch-Upload-Funktionen können Sie mehrere Dokumente gleichzeitig ohne Verzögerungen oder Systemeinbrüche verarbeiten.

Kompatibilität

Ein virtueller Data room sollte die Integration mit Anwendungen von Drittanbietern unterstützen, Plugins und Erweiterungen für die Arbeit mit Dokumenten oder Kommunikation hinzufügen können.

Der beste virtuelle Datenraum ist derjenige, der den Bedürfnissen und Erwartungen Ihres Startups gerecht wird. iDeals bietet virtuelle Datenräume, die in nur 15 Minuten eingerichtet werden können und Ihnen die Möglichkeit bieten, von überall auf der Welt mit 25 Dokumentformaten auf einem Computer oder Mobilgerät zu arbeiten.